Optimaliseer uw logistiek met AEO

Een AEO-status is hét kwaliteitslabel dat uw bedrijf betrouwbaar, veilig en compliant maakt binnen de internationale supply chain. Ontdek hoe IT-customs jou helpt deze status te behalen en te behouden voor een efficiënte bedrijfsvoering.

Wat AEO voor u betekent

De AEO-status (Authorised Economic Operator) bewijst dat uw bedrijf een betrouwbare partner is voor de Douane. Het is een erkenning van solide processen, administratie, beveiliging en interne beheersing. Voor bedrijven die hun business en supply chain willen faciliteren met snelheid, kostenverlaging en verhoogd ver vertrouwen in de handelsketen kan AEO een uitkomst zijn.

Logistieke snelheid

Een AEO-vergunning kan de logistieke doorstroming van goederen bevorderen doordat er minder controles zijn van de Douane (dit is overigens niet altijd significant merkbaar) en controles verlegd kunnen worden naar andere locaties of regelingen.

Daarnaast is het mogelijk om met AEO eenvoudiger andere douanevergunningen aan te vragen, bijvoorbeeld voor het zelf doen van aangiften, het voeren van een eigen douaneadministratie of het opmaken van documentatie. Hiermee kan snelheid worden gerealiseerd door kortere lijnen, hergebruik van data en een efficiëntere operationele aansturing.

Ook jouw ketenpartners en daarmee je klanten zullen merken dat deze optimalisatie resultaat geeft in het logistieke proces.

Kostenverlaging

Als AEO-aangever en met gebruik van vereenvoudigde procedures (vergunningen) kunnen er invoerrechten bespaard worden, bijvoorbeeld door toepassing van douanevervoer en douaneopslag.

Met een AEO-vergunning krijg je doorgaans een matiging op je financiële zekerheidsstelling voor deze douaneregelingen. Ook kunnen er door het insourcen van douaneaangiften servicekosten bespaard worden. Bij deze laatstgenoemde dient er wel kennis, capaciteit en automatisering aanwezig te zijn om dit te faciliteren.

Wij kunnen ondersteunen bij deze omvorming m.b.v. automatisering, oplijning van het team  en indien gewenst interim/parttime ondersteuning van een douane-team om AEO-conform te kunnen blijven werken.
Hiermee geven we tijdens de startperiode "dekking" aan het team en blijven we meekijken, zolang dat gewenst is.

Vergeet niet om voor deze transitie een business-case te maken met de scope van het project, de condities en de verwachte besparingen/voordelen. Ook daar kunnen we bij ondersteunen.

Verhoogd vertrouwen

Bouw vertrouwen op bij klanten, partners en douaneautoriteiten wereldwijd als AEO-vergunninghouder. Dit kan alleen door aantoonbaar bewijs van jouw compliance en betekent kwaliteit leveren en blijven toetsen.

Daarnaast krijg je van de Douane ruimte om te werken aan verbeteringen. Blijf scherp op je ketenpartners door regelmatige evaluaties, maar ook op jezelf om de interne controles en audits consequent uit te voeren en te analyseren.

Hiermee lever je voortdurend bewijs dat je een waardige ketenpartner bent en een audit van een externe relatie of de Douane is nooit een verrassing. Je kunt namelijk altijd aantonen hoe jouw framework werkt en waar je mee bezig bent in het kader van continue verbetering.

Deze borging van processen levert uiteindelijk ook een hogere klanttevredenheid op en AEO kan daarmee geïntegreerd worden in nieuwe of bestaande kwaliteitsprogramma's.

Jouw partner voor AEO-begeleiding en herstelwerkzaamheden

IT-customs begeleidt pragmatisch en deskundig door het gehele AEO-traject. Wij zorgen ervoor dat uw organisatie voldoet aan de AEO-vereisten en optimaal profiteert van de voordelen van een AEO-status, van de eerste analyse tot na de vergunning.
Na toekenning van de AEO-vergunning wordt er op maat een servicemodel aangeboden, afhankelijk van de automatiseringsgraad, capaciteit en kennis van de interne organisatie.
Is er door omstandigheden geen tijd en/of focus geweest om het AEO-framework te onderhouden? Geen probleem, we denken graag mee!

Onze aanpak: Van analyse tot borging

Wij begeleiden bedrijven met het volledige AEO-traject. Onze aanpak is pragmatisch, deskundig en volledig afgestemd op jouw organisatie. Dit zijn de stappen die wij kunnen zetten in samenwerking met jouw organisatie.:

  • Nulmeting & gap-analyse: in kaart brengen waar u staat, risico’s en benodigde verbeteringen.
  • Risico Inventarisatie: Het in kaart brengen van de mogelijke risico's m.b.v. een pragmatisch risico-model.
  • Self-assessment: begeleiding bij uitvoering van de vereiste Self-Assessment Questionnaire (SAQ)
  • Opstellen of aanscherpen van AO/IB: administratieve organisatie, interne beheersing en procesbeschrijvingen naar AEO-niveau brengen.
  • Begeleiding bij de AEO-aanvraag: inclusief onderbouwing, bewijsstukken en risico-analyse.
  • Inrichten van audit-proof workflows en automatisering (AEO-framework): zodat processen aantoonbaar, reproduceerbaar en controleerbaar zijn.
    Het opzetten van een incidenten registratie en audit kalender.
  • Training van medewerkers: praktische uitleg over verantwoordelijkheden, risico’s en dagelijkse toepassing en het begeleiden/informeren van de verantwoordelijkse manager en de AEO-officer.
  • Begeleiding tijdens de douane-audit: voorbereiding, documentatie, Q&A en ondersteuning.
  • Periodieke ondersteuning: ondersteuning naar behoefte om het AEO-framework uo-to-dat te houden, uitvoeren van periodieke controles, evaluatiesessies en de organisatie scherp houden.
  • Borging na vergunning: periodieke checks, updates en ondersteuning bij wijzigingen of herbeoordeling, het opstellen van een AEO-monitoringsprogramma
  • Externe Audit: het uitvoeren van een jaarlijkse externe audit

Waarom IT-customs de juiste keuze is

Klanten die IT-customs inschakelen, ervaren een sneller en soepeler AEO-traject. Ze krijgen duidelijkheid in processen, minder fouten en staan sterker tijdens douane-audits. Kies voor IT-customs vanwege:

  • Pragmatische aanpak: werkbare oplossingen, geen dikke rapporten.
  • Brede douane- en IT-kennis: uniek in de markt.
  • Implementatie van automatisering: daar waar nodig.
  • Ervaring: met complexe ketens en vergunningen.
  • Persoonlijke begeleiding: korte lijnen, direct schakelen.
  • Passende oplossingen: afgestemd op het businessmodel.
  • Sterk in AO/IB, automatisering en ketenintegratie: precies waar AEO op beoordeeld wordt.